Los ocultos costos de mano de obra de los hoteles

Los salarios de los trabajadores están aumentando a un ritmo alarmante. En las grandes ciudades son comunes los enormes aumentos de los salarios por hora, y en toda América del Norte los salarios están creciendo mucho más que los ingresos. La baja tasa de desempleo y la reducción de la mano de obra inmigrante, combinadas con la mayor demanda de la historia moderna, hacen inevitable una alta compensación. Si bien es fundamental que los propietarios y gerentes de hoteles se mantengan al tanto de los salarios competitivos, hay otros factores menos conocidos que impulsan el aumento del costo total de la mano de obra y que son mucho más controlables.

Sobreprogramación

El exceso de programación es el conductor más consistente de los costos de mano de obra excedente y representa la mayor oportunidad de reducir los gastos sin sacrificar la calidad. De hecho, es el impulso de la calidad lo que lleva a la sobreprogramación habitual. Ningún encargado de mantenimiento ha sido reprendido por tener demasiadas habitaciones limpiadas demasiado rápido, o por tener más habitaciones disponibles para el registro que las que se requieren para las llegadas diarias. Por otro lado, si un huésped se ve obligado a esperar durante horas después de la hora oficial de registro para que su habitación esté lista, las conversaciones con ese gerente pueden ponerse muy feas, muy rápidamente. La apuesta segura para tales gerentes es rellenar el horario. La mayoría de los gerentes de línea hacen esto añadiendo 20-25% más horas de trabajo a su horario de lo que realmente se necesita para los puestos “variables” – impulsado por el volumen de negocios – frente a los costos “fijos” – impulsado por los requisitos para permanecer abierto.

Exceso de personal – falta de personal

¿La respuesta? Usar los estándares laborales combinados con su pronóstico operacional para crear el plan laboral perfecto para cada día de la semana. Una norma laboral es una regla de personal que conecta a un conductor de negocios en particular, como las llegadas o salidas de invitados, con un puesto determinado. Por ejemplo, puede saber que el personal de recepción tarda 4 minutos en registrar la llegada de un huésped y 2 minutos en registrar su salida. Si usted espera 60 llegadas y 40 salidas en un día determinado, usted sabe que necesita al menos 5,3 horas de tiempo de recepción sólo para esta tarea, que luego se divide entre las horas del día en que usted espera que estas actividades se lleven a cabo. Añade las otras cosas de las que se ocupa una persona de recepción y producirás un plan de trabajo completo para el día para este puesto, creando una plantilla de programación perfecta.

Horas extras “basura”
A uno de nuestros clientes se le ocurrió el término “horas extras basura”. Hay dos tipos de horas extras:

“Horas extras buenas” = las horas extras que se necesitan para el personal debido a un pico de demanda o actividad. Por ejemplo, si un autobús lleno de pasajeros varados se presenta en su hotel, va a necesitar ayuda extra para limpiar las habitaciones y servir el desayuno al día siguiente. Este es un negocio bienvenido, en el que el gasto extra se combina con una buena parte de los ingresos adicionales.
“Horas extras basura” = las horas extras que provienen de la actividad del reloj de tiempo o del personal inteligente. Algunos miembros del equipo regularmente fichan 5 minutos antes o se afeitan el tiempo de los descansos programados. Estos minutos añadidos se suman, y si mucha gente hace esto todos los días, los costos pueden ser enormes.
Un buen proceso de planificación de la mano de obra, como el descrito anteriormente, te ayudará a calcular exactamente qué horas adicionales necesitas para el escenario de “Buenas Horas Extras” anterior, evitando cualquier gasto excesivo.

El monitoreo en tiempo real de la actividad de su reloj de tiempo, además de sus futuros horarios, le ayudará a eliminar muy rápidamente las “Horas Extras Basuras”. Uno de nuestros clientes afirma haber reducido el total de horas extras de 150-180 horas por semana a menos de 3 horas usando las herramientas incorporadas en nuestro sistema para manejar este crítico generador de gastos.

Uso excesivo de mano de obra contratada
Con tan pocos trabajadores cualificados disponibles para trabajos a tiempo completo, casi todos los hoteles tienen que usar mano de obra contratada hoy en día. Esto es muy caro pero inevitable. Aún así, la mayoría de los hoteles tienden a usar muchas más horas de trabajo por contrato de las que realmente necesitan. Las razones de este exceso incluyen:

La mayoría de las empresas de trabajo temporal prefieren utilizar su propio sistema de programación en lugar de la herramienta utilizada por el hotel. En muchos casos, el proveedor incluso gestionará el horario del hotel basándose en sus propios horarios de trabajo y pautas de personal. Un sistema separado es mucho más difícil de controlar, y las oportunidades de programar en exceso son enormes.
Facturación mensual – Muchos hoteles no saben cuánto gastan en mano de obra contratada hasta el final de cada período de facturación, normalmente mensualmente. Aunque normalmente hay un proceso para manejar las disputas, es muy difícil desafiar las horas trabajadas después de que ya han sido entregadas.
Mínimos contractuales – Algunos vendedores requieren un número mínimo de horas o turnos por semana para asegurar sus servicios. Para cumplir con estos mínimos en las semanas lentas, los hoteles pueden tener que reducir las horas del personal interno menos costoso, cambiando la mano de obra de menor costo por la de mayor costo sin ningún beneficio real.
La mano de obra contratada debe ser programada de acuerdo al plan de trabajo del hotel como cualquier otro.

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